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Ao criar um período letivo o sistema o mantém em um estado que chamamos de "em organização", pois, precisamos de um tempo para incluir alunos, montar as turmas e organizar. Enquando o período letivo estiver "em organização", algumas áreas do sistema possuem um comportamento diferente, como, por exemplo, o Diário Informatizado, que não permite digitação de notas. Em algumas redes de ensino, nessa fase, não se validam movimentações de alunos, sendo necessário iniciar o período para que isso aconteça. Nas redes ou escolas que não controlam movimentações de alunos, "Iniciar o período letivo" é a oportunidade de eliminar as matrículas inativas como mudanças de sala, transferências e desistências. Isso possibilita distribuir os diários de classe menos poluídos aos professores.
Se sua escola possui mais de um período letivo, como é o caso das escolas que possuem cursos semestrais, o processo deverá ser feito para cada um dos períodos letivos.
Ao executar o processo de inicialização do período letivo você não encerra automaticamente o período anterior. Para encerrar o período letivo anterior, siga as orientações descritas na funcionalidade Encerramento Período Letivo.
Função Iniciar período letivo
Observe que conforme você Executar ação o sistema irá registrar a data e hora que a ação foi realizada. As ações são:
1) Clique na primeira ação Resolver alunos inativos e observe que são apresentadas algumas observações a respeito dessa ação:
2) Clique em Executar ação e observe que será apresentada a mensagem:
Você deve observar duas coisas para escolher a opção "Sim": a) Será obrigatório a reorganização da chamada, pois a sequência deverá ser renumerada. b) Alunos com mensalidades já definidas (escolas privadas) não serão excluídos, portanto, se um aluno inativo não for eliminado automaticamente, observe se ele não possui mensalidades definidas.
Após confirmar a exclusão dos alunos inativos, não haverá forma de desfazer essa ação, eles serão eliminados da matrícula para o próximo período, embora ainda fiquem no cadastro de pessoas e nas matrículas de outros períodos letivos.
Verificar Matrículas Duplicadas Algumas vezes acabamos por matricular um aluno em duas turmas, ou, quando estamos em uma rede de ensino, não temos como controlar se um aluno se matriculou em outra escola. O EVN fará uma verificação e, caso encontre duplicidades, as listará em um formulário que você poderá imprimir ou exportar.
Observe que as duplicidades só são consideradas em cursos configurados como “Requer Exclusividade”, essa configuração é feita no Cadastro de Curso e Séries no campo "Curso requer exclusividade".
Muitas vezes, depois que reorganizamos os alunos de uma turma para outra, deixamos turmas sem aluno algum. Isso é especialmente frequente naquelas turmas de alunos “RETIDOS” que o sistema cria na transição de um ano para o outro. Essa ação irá questioná-lo se deseja excluir tais turmas. Observe que se você confirmar, todas as turmas vazias serão excluídas indistintamente e se houver alguma que você criou e ainda não matriculou alunos, esta também será excluída.
Ao executar essa ação o EVN organizará as turmas em ordem alfabética e trocará os números de chamada para refletir a nova ordem de matrícula. Caso você tenha removido as matrículas no primeiro passo dessa funcionalidade, é praticamente mandatório que você utilize essa ação, a menos que você decida por alterar a chamada de aluno por aluno.
Preste muita atenção para confirmar essa ação, pois não poderá ser revertida após confirmada.
Esse período será o ano padrão para o sistema, de forma que esse será o ano ativo da próxima vez que você entrar no EVN. Todas as matrículas com estado de “Espera” ou “Rematriculado” serão convertidas para “Cursando”, e nas escolas ou redes de ensino que controlam movimento, essa ação concluirá o movimento até fevereiro.
Todas as ações anteriores poderão ser executadas novamente enquanto você não executar a ação Iniciar Período Letivo. Após iniciado o período letivo, o EVN não autorizará mais o acesso ao menu “Iniciar o período letivo”. |
na barra de ferramentas;
